Linie oder Wollknäuel?

Kurze inhaltliche Zusammenfassung vorab:

• Standardaufgaben gehören in die Linie.
• Zukunftsthemen, für die es keine Standardlösung gibt, sind agile Projekte. 
• Ein Projektteam besteht idealerweise aus Menschen, die ein Interesse an einer neuen Lösung haben, verschiedene Perspektiven, Know How, Kreativität und Herzblut mitbringen. Sie müssen wissen wie agiles Wollknäuel-Projektmanagement funktioniert und Entscheidungen treffen können. Sonst kommt da nichts Neues raus.

Jetzt der Reihe nach. In Unternehmen stellt sich immer wieder die Frage: Gehört das Thema in die Linie oder ist das ein Projekt? Linie bedeutet: eine Aufgabe, die gut planbar ist. Projekt bedeutet: nicht so einfach, sonst hätte es schon jemand in der Linie gelöst.

Super planbar sind Themen, bei denen schon im Vorfeld klar ist, um was es geht. Das Ziel ist klar, der Weg ans Ziel ist klar und wie die Lösung oder das erwartete Ergebnis aussehen soll ist auch klar. 

So sieht – grafisch dargestellt – eine lineare Aufgabe aus, die in die Linie, also das normale Tagesgeschäft eines Unternehmens gehört. Die Aufgabe wird dann in der zuständigen Abteilung gelöst. Zum Beispiel werden in der Buchhaltung u.a. Rechnungen geprüft und bezahlt. Das wird bei jeder Rechnung als Standardprozess wiederholt. Kreativität ist hier nicht gefragt. Ganz im Gegenteil. Erfolgskriterium ist, dass es immer gleich abläuft und keine Fehler passieren.

Anderes Beispiel für eine lineare Aufgabe: einen Kuchen backen. Dafür gibt’s sogar ein Rezept. Mit Rezept geht planen kinderleicht. Du siehst auf dem Bild im Rezept einen Kuchen. Das ist dein Ziel. So soll das Ding am Ende aussehen. Dazu gibt’s eine Zutatenliste. Das braucht du alles, um dein Ziel zu erreichen. Und eine genaue Anleitung wie du vorgehen sollst. Du kaufst alles ein, folgst den Anweisungen und am Ende kommt im Idealfall das raus, was du auf dem Bild siehst. Klare lineare Angelegenheit. Noch ein Beispiel: Du willst verreisen, dein Ziel ist klar, z.B. Hurghada in Ägypten oder der Bayerische Wald. Du buchst eine Pauschalreise bei einem Reiseveranstalter, der dein Reiseziel im Programm hat. Im Pauschalpreis ist alles drin: Flug, Zug, Hotel, Reisedauer, Erlebnisprogramm, Essen und Trinken. Dafür gibt es Fotos und du weißt ziemlich genau, wie dein Urlaub aussehen und ablaufen wird. Das gibt dir Sicherheit und beruhigt die Nerven. Alles nach Plan, von A nach B.

Wenn du abenteuerlustiger bist, kannst du deinen Kuchen ohne Rezept backen. Statt Pauschalreise steigst du einfach in den nächsten Zug und fährst los. Oder buchst am Flughafen ein „Around-the-World-Ticket“ und lässt alles auf dich zukommen. Ziel unklar, kein Reiseplan, Ausgang ungewiss.

Zukunftsthemen gehören zum Genre Abenteuer. Sie sind quasi das Gegenteil von Standardprozess und linearem Denken. Wir können die Zukunft immer noch nicht vorhersagen, nur Annahmen machen, Vorstellungen entwickeln wie es sein könnte. Das ist mit Risiko verbunden, weil es viele Fragezeichen gibt und eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass etwas anders läuft als geplant. In diesen Zukunfts-Abenteuern beschäftigen wir uns mit Fragen, zu denen es aktuell noch keine zufriedenstellende Lösung gibt. Diese Fragen können nicht von einer Person oder einer einzigen Abteilung gelöst werden, weil sie komplex sind. Dafür brauchen wir verschiedene Perspektiven, Menschen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen, Erfahrungen und Lösungsideen. Wer Zukunftsthemen ernsthaft vorantreiben und neue Lösungen dafür entwickeln will, muss diesen Themen Raum und Ressourcen geben. Dafür sind agile Projekte da, in denen Kreativität gefragt ist und ein Händchen für unterschiedliche Menschen in komplexen Situationen.

Gezeichnet sieht so ein Projekt wie ein Wollknäuel aus. Keine gerade Linie, sondern ein Gewirr aus Schleifen, Windungen, Knoten und losen Enden. Wenn du an einem Ende ziehst, kommt meist das ganz Knäuel hinterher.  

Das ist deine Organisationsstruktur, wenn du dich mit Zukunftsthemen beschäftigst, wie z.B. die Vermeidung von CO2, der Ausbau erneuerbarer Energien, die Nutzung von KI. Oder wenn du dir Fragen stellst wie z.B. „Wie wollen wir in Zukunft schneller, einfacher und nachhaltig bauen?“, „Wie geht es weiter, wenn wir keine Mitarbeitenden und Fachkräfte mehr bekommen?“ oder „Wie wird der Beruf eines Hausarztes auf dem Land wieder attraktiv?“

Was ich hier beschreibe klingt erschrecken banal und ist nicht neu. Viele Unternehmen sind auch sehr gut darin, in ihren Abteilungen in der Linie lineare Aufgaben zu erledigen. Wenn es um das Vorantreiben von neuen Zukunftsthemen geht, habe ich in der Praxis aber einige wunderliche Konstellationen gesehen. Da landet dann z.B. ein komplexes Zukunftsprojekt, wie und wo KI zukünftig im Unternehmen eingesetzt werden soll, in der IT-Abteilung (Projekt in Abteilung/ Linie – merkst du selbst, dass da was nicht stimmt, oder?). Die Teams dort sind meist auf Routine und Standardprozesse geschult, haben schon genug zu tun und sollen nebenbei noch dieses unternehmensweite Top-Projekt managen. Oder für das wichtige Thema „Nachwuchs fördern/ Fachkräfte finden“ wird eine Projektgruppe gegründet, gern auch Arbeitskreis genannt. Prinzipiell ein guter Anfang. Aber dann stellt man überraschend fest, dass die wichtigen Fachexperten im Unternehmen zu diesem Thema schon alle zu 150% im Tagesgeschäft verbucht sind und keine Zeit für Zukunft haben. Am Ende besteht die Projektgruppe dann aus zwei Praktikanten, einem Azubi und 2 externen Beratern. Kann man machen, Erfolg ungewiss.

Also, was ich schon anfangs gesagt habe:

• Standardaufgaben gehören in die Linie.
• Zukunftsthemen, für die es keine Standardlösung gibt, sind agile Projekte. 
• Ein Projektteam besteht idealerweise aus Menschen, die ein Interesse an einer neuen Lösung haben, verschiedene Perspektiven, Know How, Kreativität und Herzblut mitbringen. Sie müssen wissen wie kreatives Wollknäuel-Projektmanagement funktioniert und Entscheidungen treffen können. Sonst kommt da nichts Neues raus.
• Projekte haben einen Anfang und ein Ende. Sie müssen moderiert und gemanaged werden.
• Wenn ich keine Ressourcen habe, um ein Zukunftsthema außerhalb der Linie voranzutreiben, dann könnte das ein Grund dafür sein, dass in vielen Unternehmen so wenig Zukunft stattfindet.